EPQ SA ESP - ESAQUIN S.A E.S.P

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades

• Los mapas de riesgo que la empresa estaban dirigidos por dependencias y no por procesos.
• No se cuenta con el modelo de operación.
• No se llevó a cabo el seguimiento y evaluación al Plan estratégico.
• Inexistencia de programas de capacitación y coordinación con los diferentes procesos,
  utilizando la metodología para la formulación de proyectos.

Avances

• Se realizará una actualización de mapas de riesgos, dirigido a los procesos.
• Se tienen todas las políticas, menos la de calidad, está en construcción.
• Durante los meses de Agosto y Septiembre, el líder del proceso de Planeación inició la solicitud de indicadores de gestión a los procesos correspondientes.
• Se identificó que los indicadores que se tienen establecidos no son medibles ni cuantificables, por lo cual se solicitó establecer nuevos indicadores que cumplan con estas condiciones.
• Subsistema de Control de Gestión

Dificultades

• El sistema de información presenta dificultades por cuanto no se realizan reuniones periódicas, según lo establecido.
• Existe incumplimiento en el procedimiento establecido en el manual de gestión documental para los manuales de procesos y procedimientos. ( No se identifica si se tiene el manual vigente)
• Desconocimiento de las metas   que tiene cada proceso.

Avances

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades

• Hay desconocimiento de los procesos por parte de los líderes.
• Los líderes de los procesos, no generan acciones de mejora
• Al no haber acciones de mejora, no se da el seguimiento.

Avances

• A través de las acciones correctivas, surgidas de las auditorías internas realizadas, se inicia la optimización o mejora de los procesos.
• Se generaron Planes de Mejoramiento institucionales (2), por proceso (9).
• Estado general del Sistema de Control Interno
• De acuerdo a lo programado dentro del Plan General de Auditorías para la empresa ESAQUIN, en el cuatrimestre de Julio a Octubre del presente año, fueron programadas 4 auditorías ( Gestión Logística, Gestión Gerencial, Gestión Comercial y Calidad) las cuales fueron ejecutadas en un 100%, generando los correspondientes Planes de Mejoramiento y sus correspondientes acciones correctivas.
• En lo programado en el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental para esta vigencia, y acogiendo lo exigido por ésta entidad, se pasó de los mapas de riesgo por dependencia a los mapas de riesgos por procesos.
• Fueron suscritos 4 planes de Mejoramiento por proceso en la entidad.
  
  

Recomendaciones

Estimular la cultura de Mejoramiento continuo de los líderes de cada proceso.

Socializar los documentos correspondiente a cada proceso

Aplicar el procedimiento de gestión documental, en cada uno de los procesos de la empresa, con el fin de evitar que los responsables o líderes manejen la información desactualizada.

Socialización de los beneficios que ofrece la oficina de control interno, lo cual redunda en beneficio de los funcionarios, de los procesos y por lo tanto de la empresa.

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